공문에 첨부 안되는 파일 용량 줄이기

 

 공문으로 보고서를 보내면서 아래와 같은 메세지를 받으면 어떻게 해야 할지 당황스러운 경우가 있습니다. 문제를 해결할 수 있는 쉬운 방법을 알아보겠습니다.

 한글 파일에서 용량을 차지하는 주된 원인은 이미지 파일 입니다. 디지털 카메라의 성능이 좋아지면서 이미지들의 용량이 커져서 이미지를 줄이지 않고 넣으면 한글 파일의 용량이 급격히 늘어납니다. PDF 파일의 경우에는 PDF 편집 파일이 없으면 용량 줄이기가 어려웠습니다.

 

1. 이미지 줄여서 다시 넣기
  보고서에 사용된 이미지들을 알씨(Alsee) 프로그램을 이용하여 줄인 뒤 다시 한글파일에 삽입한다.

 

2. 한글파일에서 이미지 캡쳐하기
  보고서에 사용된 이미지들을 캡쳐 프로그램을 이용하여 크기에 맞게 캡쳐하여 한글파일에 삽입한다. 

 

 

* 문제점 : 시간과 노력이 많이 든다. 
              줄여서 넣었는데 10MB 아래로 줄어들지 않을 수도 있다.
             

1. 한글 파일의 용량 확인
  보고서 파일에서 마우스 오른쪽을 클릭하고 [속성]을 누르면 파일 용량을 확인할 수 있습니다. 아래 파일은 16.8MB 이네요.

 

2. 그림 도구상자 불러오기
  용량을 줄일 보고서를 실행하고 [보기]-[도구 상자]-[그림]을 선택합니다.

  오른쪽 끝에 [용량 줄이기]-[용량 줄이기 설정]을 선택합니다.

  용량 줄이기에서는 [저장할 때 모든 그림에 적용]을 선택하고 선택사항에서는 [설정한 해상도(dpi)로 변경하기]를 선택하고 값을 조정합니다. 값을 줄일 수록 그림의 해상도가 떨어지면서 파일 용량이 줄어듭니다.

  [확인]을 선택하고 [저장]을 누릅니다.

 

3. 한글 파일의 용량 확인
  보고서 파일이 6.93MB 으로 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.

 

4. 그래도 10MB가 넘어간다면
  최후의 방법으로 모바일에 최적화된 문서로 저장할 수 있습니다.

 

5. PDF파일 용량 줄이기
  가. 스몰PDF 사이트(http://smallpdf.com/kr)에 접속하여 [PDF 압축하기]를 선택합니다.

 나. [파일 선택]을 선택하여 줄이고자 하는 PDF를 선택합니다.  
 

  다. 파일이 9.15MB에서 5.89MB로 용량이 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.

  라. [지금 파일 다운로드]를 선택하여 줄어든 PDF 파일을 다운받습니다.