광주 SMART 업무경감 연구회

<구글 크롬 설치-PC>

*인터넷 익스플로어는 잘 안되는 경우가 있어서 구글에서 만든 익스플로어인 크롬을 설치해서 사용하면 편리합니다.

1) 검색엔진에서 ‘구글 크롬’ 검색 또는 http://google.com/chrome접속하여 다운

2) 자동으로 설치됨 – 설정에서 ‘기본브라우저로 설정’에 체크 해제

3) ‘빠른 실행’이나 바탕화면에서 아이콘을 눌러 실행

<구글 계정 가입 & 로그인>

* 여러분들이 안드로이드 스마트폰에서 사용하고 있는 Gmail이 계정입니다. 혹시 Gmail이 없을 경우 가입합니다.

1) http://www.google.com 에 접속

2) 화면 왼쪽 상단의 ‘가입하기’ 클릭

3) 이름, 사용자 이름(ID), 비밀번호, 생년월일, 성별, 휴대전화, 현재 이메일 주소 등을 입력하여 가입

4) 현재 이메일 주소는 비밀번호 분실 시 찾을 수 있도록 자주 쓰는 메일 입력

<구글 드라이브 화면 구성>

1) 만들기 : 새로 만들 문서의 종류를 선택하여 만들 수 있음

2) 내 드라이브 : 저장된 문서, 공유문서, 중요문서, 최근 문서 등 목록 선택

3) 올리기 : 사용자 PC에 있는 파일을 구글 드라이브에 올려놓고 활용 가능

<새로운 폴더 및 문서 생성>

1) ‘만들기’를 클릭하면 문서 및 폴더를 생성할 수 있음

2) 문서(워드), 프리젠테이션(PPT), 스프레드시트(엑셀), 양식(설문도구) 등을 생성할 수 있음

3) ‘만들기’ 옆의 버튼을 클릭하면 내 PC의 파일을 올릴 수 있음

 <문서 생성 및 공유하기>

1) 생성된 폴더를 선택하여 들어가기

2) ‘만들기’를 클릭하고 ‘문서’ 선택

3) 제목을 클릭하여 수정 가능

4) 오른쪽 위의 ‘공유’ 선택

1) '고급'을 클릭

1) 모든 문서는 기본적으로 ‘비공개’로 되어 있으며 ‘변경’을 눌러 변경 가능

2) 특정 사용자에게만 공유할 경우는 ‘친구 추가’를 눌러 공유 가능

3) 친구 추가는 Gmail로만 가능

4) 추가된 친구는 다른 친구를 추가하고 변경 (‘공유설정’ 못하도록 변경 가능)

1) ‘웹에 공개’하면 구글 검색을 통해 다른 사람이 검색 가능

2) ‘링크가 있는 모든 사용자에게 공개’를 선택하여 공유 가능

3) ‘수정 가능’을 선택하면 공유받은 사람이 내용을 수정할 수 있음

4) 상황에 따라 공유 옵션을 설정, 공유

5) ‘저장’ 버튼을 클릭하여 공유 완료

1) 공유 설정을 완료하면 ‘공유할 링크’를 복사하여 다른 사람에 보내서 공유

2) 메일, SNS 등을 이용하여 공유 가능

TIP 위와 마찬가지로 ‘프레젠테이션’, ‘스프레드시트’도 공유가 가능합니다.

http://goo.gl

위의 사이트로 접속하여 긴 웹 주소를 붙여 넣고 ‘shorten url' 버튼을 클릭하면 짧은 웹 주소로 만들어줍니다.

짧게 줄여진 주소는 ‘Ctrl + C’를 눌러서 복사한 후 붙여넣기를 하여 사용하면 됩니다.

  학교에서 각 반별로 또는 교사별로 조사할 내용이 필요할 경우 A4용지에 양식을 작성하여 1반부터 순서대로 회람을 돌립니다. 하지만 회람이 사라지거나 전달이 안되는 경우가 생기기도 합니다. 어떻게 하면 이러한 조사 내용을 쉽게 취합할 수 있을까요? 

  학교에서 각 반별로 또는 교사별로 조사할 내용이 필요할 경우 A4용지에 양식을 작성하여 반 학생을 시켜 1반부터 순서대로 회람을 돌립니다. 

* 문제점

- 1반부터 시작하여 끝 반까지 전달이 되어야 하는데 중간에 교실을 비웠거나 또는 교담 시간일 경우 그 회람은 정체를 겪다가 나중에서야 전달이 되기도 하고 중간에 사라지는 경우도 간혹 발생한다.

- 한 번에 처리되지 않고 시간도 오래걸린다.

- 회람을 돌리려면 심부름 시킬 학생이 필요하다.

  학교에서는 회람을 돌려 정보를 수합하고 자료를 집계하는 업무들이 상당수가 존재한다. 이런 업무의 특성상 창의적이기보다는 단순 반복적인 성격을 지니고 있어서 과감한 업무경감 혹은 혁신이 이루어져야 한다고 생각됩니다.

  이때 회람 대신 사용할 수 있는 스마트 도구가 있는데 구글 드라이브입니다. 구글 드라이브(Google Drive)는 구글에서 제공하는 클라우드 기반 협업도구이자 파일저장/공유 서비스입니다.

1. 회람 양식 접속 사이트를 교내 메신져로 전송

예시) 정보 기자재 반별 조사

https://docs.google.com/document/d/1AFpkdxHVzXkaO_4SpdndEA5tUZZwfchq3irxQfKZO1k/edit

Tip! 긴 인터넷 주소를 짧게 바꾸는 방법 클릭!

2. 반별로 사이트 주소에 접속하여 입력 – 동시에 접속하여 입력이 가능함.

3. 구글 드라이브 방법 익히기

http://gensmartwork.tistory.com/19